Внедрение платежного календаря. Платежный календарь предприятия и график платежей в «WA: Финансист» с примерами Предотвращение кассовых разрывов
В данном диалоге мы хотим обратиться напрямую к председателям кооперативов и ТСЖ, руководителям управляющих компаний. В Диалогах 2 («Первые шаги на пути исполнения нового законодательства») и 7 («Правовая сущность новой формы оплаты за потребленную электрическую энергию») мы говорили о порядке формирования и доставки платежных документов за электроэнергию потребителям, регламентируемым Постановлением Правительства РФ от 06.05.2011 № 354. Согласно данному нормативно-правовому документу, исполнителям коммунальных услуг необходимо ежемесячно:
− принимать/снимать показания индивидуальных и коллективных приборов учета;
− производить начисление платы за коммунальные услуги;
− формировать платежные документы (посредством печати и последующего конвертования, чтобы форма документа отвечала требованиям законодательства о персональных данных);
− осуществлять доставку платежных документов потребителям.
Исполнителем коммунальных услуг данное Постановление определяет юридическое лицо любой организационно-правовой формы или индивидуального предпринимателя, которые предоставляют потребителю коммунальные услуги. Управляющие компании в сфере ЖКХ, товарищества собственников жилья и жилищные кооперативы взяли на себя обязанности по управлению жилыми многоквартирными домами, что включает обязанность по осуществлению формирования и доставки платежных квитанций за электроэнергию, причем в ежемесячном режиме, как это и определено в Постановлении № 354.
15 мая 2013 года принято еще одно Постановление Правительства в сфере ЖКХ – «О порядке осуществления деятельности по управлению многоквартирными домами». Данный документ создает профессиональные основы деятельности по управлению жилыми многоквартирными домами, и нет никаких сомнений в том, что злоупотреблений со стороны лиц, осуществляющих такое управление, станет намного меньше. Как поясняется на сайте правительства России, постановление вводит понятия управления многоквартирным домом, утверждает стандарты управления многоквартирным домом, определяет порядок формирования и утверждения перечня услуг и работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, осуществления аварийно-диспетчерского обслуживания, передачи технической документации на многоквартирный дом и иных документов, связанных с управлением этим домом. Данное постановление было принято во исполнение статьи 161 Жилищного кодекса, которая гласит, что управление многоквартирным домом должно обеспечивать благоприятные и безопасные условия проживания граждан, а также предоставление соответствующего качества коммунальных услуг.
Постановление вводит пять групп лиц, осуществляющих управление многоквартирным домом:
− собственники помещений в многоквартирном доме при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме;
− товарищества собственников жилья, жилищно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы или иные специализированные потребительские кооперативы, осуществляющие управление многоквартирным домом без заключения договора управления с управляющей организацией;
− управляющие организации, заключившие договор управления многоквартирным домом;
− управляющие организации, заключившие договор оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, количество квартир в котором составляет более чем 12;
− застройщики, управляющие многоквартирным домом до заключения договора управления многоквартирным домом с управляющей организацией.
Таким образом, исполнителями коммунальных услуг являются: собственники помещений в многоквартирном доме при непосредственном управлении многоквартирным домом собственниками помещений в этом доме; товарищества собственников жилья, жилищно-строительные кооперативы, жилищные кооперативы или иные специализированные потребительские кооперативы, осуществляющие управление многоквартирным домом без заключения договора управления с управляющей организацией; управляющие организации, заключившие договор оказания услуг и (или) выполнения работ по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, количество квартир в котором составляет более чем 12 (см. рис. 1).
Среди стандартов управления многоквартирным домом в Постановлении указаны обязанности исполнителя коммунальных услуг:
− заключение договоров энергоснабжения (купли-продажи, поставки электрической энергии (мощности) с ресурсоснабжающими организациями в целях обеспечения предоставления собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме коммунальной услуги соответствующего вида, а также договоров на техническое обслуживание и ремонт внутридомовых инженерных систем (в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации);
− организация и осуществление расчетов за услуги и работы по содержанию и ремонту общего имущества в многоквартирном доме, включая услуги и работы по управлению многоквартирным домом, и коммунальные услуги.
В числе услуг указаны многие, но в рамках данного диалога мы приведем следующие три (см. рис. 2):
− оформление платежных документов и направление их собственникам и пользователям помещений в многоквартирном доме;
− осуществление управляющими организациями, товариществами и кооперативами расчетов с ресурсоснабжающими организациями за электрическую энергию, поставленную по договорам энергоснабжения;
− ведение претензионной и исковой работы в отношении лиц, не исполнивших обязанность по внесению платы за жилое помещение и коммунальные услуги, предусмотренную жилищным законодательством Российской Федерации.
Таким образом, уважаемые директора управляющих компаний и председатели товариществ собственников жилья и жилищных кооперативов, если Вы приняли на себя обязанность управлять многоквартирными домами, возьмите на себя труд по оформлению платежных документов, направлению их собственникам помещений, своевременных расчетов с ресурсоснабжающими организациями и ведению претензионно-исковой работы в отношении должников. Не нужно сваливать данные обязанности на ресурсоснабжающие организации. ООО «СПГЭС» давно уже по отношению к своим непосредственным клиентам-потребителям выполняет требования законодательства в отношении формы платежного документа и сроков его формирования и доставки до граждан. К этим потребителям относятся жители частных домовладений и жители тех многоквартирных домов, которые выбрали непосредственное управление своими домами, заключив прямые договора об энергоснабжении с ООО «СПГЭС».
You have no rights to post comments
Для автоматического формирования документов «Регистрация оплаты» на основе платежных банковских и кассовых документов в программе 1С: Учет в управляющих компаниях ЖКХ, ТСЖ и ЖСК выполним следующие действия:
1. Сформируем документы «Поступление на расчетный счет» (пункт меню «Банк – Банковские выписки») и «Приходный кассовый ордер» (пункт меню «Касса – Приходный кассовый ордер»):
2. Откроем обработку «Формирование оплат на основании платежных документов» с помощью пункта меню «Учет в ЖКХ – Сервис – Формирование оплат на основании платежных документов».
3. С помощью кнопки «Настройка» можно указать документы, на основании которых будут формироваться оплаты. Это могут быть документы «Приходный кассовый ордер» и «Поступление на расчетный счет». Также для этих документов можно указать виды операций, которые необходимо обрабатывать:
4. Установим флажки напротив необходимых документов и нажмем кнопку «ОК».
5. В поле «Источник оплаты» можно указать необходимый источник оплаты:
6. В графе «Период» укажем период, за который обрабатываются платежные документы, и нажмем кнопку «Заполнить»:
7. В табличную часть обработки попали данные из сформированных ранее документов «Поступление на расчетный счет» и «Приходный кассовый ордер». Каждую строку в таблице можно развернуть и посмотреть лицевые счета, по которым будет формироваться документ «Регистрация оплаты». Для этого необходимо нажать на кнопку «Развернуть список» или «+» напротив лицевого счета:
8. Также можно снять отметки с тех лицевых счетов, по которым ненужно регистрировать оплату. Для этого необходимо снять флажки напротив этих лицевых счетов:
9. В окне обработки нажмем кнопку «Сформировать». При этом в табличной части заполнится полностью колонка «Документ»:
10. Сформированные документы «Регистрация оплаты» можно открыть, нажав два раза в колонке «Документ» по необходимой строчке, а также с помощью пункта меню «Учет в ЖКХ – Начисление/оплата – Регистрация оплаты»:
11. Смоделируем ситуацию с ошибкой. Например, рассмотрим ранее созданный документ «Поступление на расчетный счет», где в качестве плательщика указан Петров Андрей Витальевич:
12. В этом документе изменим контрагента. В поле «Плательщик» выберем контрагента, у которого не создан лицевой счет:
13. Запустим обработку «Формирование оплат на основании банковских документов», укажем период с 01.01.2013 по 31.01.2013 и нажмем кнопку «Заполнить»:
14. При этом в окне обработки появляется табличная часть с описанием ошибок в обрабатываемых документах. Контрагент Савелов Иван Андреевич попал в табличную часть «Документы с ошибками», так как для него не создан лицевой счет.
15. Из данной обработки можно открыть документ «Поступление на расчетный счет», нажав два раза на соответствующей строчке в столбце «Поступило», «Дата», «Номер» или «Назначение платежа». Если в документе «Поступление на расчетный счет» обратно поменять плательщика на Петрова Андрея Витальевича и перезаполнить табличную часть обработки «Формирование оплат на основании платежных документов», то из таблицы «Документы с ошибками» данный документ исчезнет и появится в таблице «Документы к загрузке»:
Для удобного формирования Поступлений и Списаний безналичных денежных средств, а также РКО и ПКО, в системе реализованы специальные рабочие места. В них отражаются распоряжения для оформления платежных документов, а также - сами сформированные платежные документы. Рассмотрим.
АРМ формирования безналичных платежей
. В первой закладке отображаются собственно платежные документы:
А на закладках К поступлению и К оплате - распоряжения на соответствующие операции. Список распоряжений к поступлению
:
Список распоряжений к оплате зависит от включенной опции Заявки на расходование ДС . Если заявками не пользуемся - то распоряжениями выступают разнообразные документы (Заказа, ПТУ, Ведомости в банк, и т.д.):
А если же заявками пользуемся (соответствующая функциональная опция включена) - то в списке распоряжений будут только заявки:
Во второй ведомости в кассу:
А если опция Заявки на расходование ДС включена
- то основаниями могут выступать только заявки:
Закладка К выплате зарплаты
при этом пустая:
Вопрос 8.22 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Договор с контрагентом
- Счет на оплату
- Списание безналичных денежных средств
- Варианты 1 и 3
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.23 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Поступление безналичных денежных средств" может являться:
- Заказ клиента
- Возврат товаров поставщику
- Варианты 1 и 3
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.26 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Поступление услуг и прочих активов
- Заказ поставщику
- Варианты 1 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
- Варианты (1 и 2) или 3
Вопрос 8.27 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Списание безналичных денежных средств" может являться:
- Авансовый отчет
- Заявка на расходование денежных средств
- Возврат товаров от покупателя
- Варианты 1 и 3
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.24 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Договор с контрагентом
- Счет на оплату
- Авансовый отчет
- Варианты 1 и 3
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.25 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Приходный кассовый ордер" может являться:
- Заказ клиента
- Ожидаемое поступление денежных средств
- Реализация услуг и прочих активов
- Варианты 1 и 3
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.28 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0.
- Поступление товаров и услуг
- Заказ поставщику
- Заявка на расходование денежных средств
- Варианты 1 и 3
- Варианты (1 и 2) и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.29 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. Распоряжением на оформление документа "Расходный кассовый ордер" может являться:
- Ведомость в банк
- Ведомость в кассу
- Заявка на расходование денежных средств
- Варианты 1 и 3
- Варианты 2 и 3
- Варианты 1 и 2 и 3
Вопрос 8.4 экзамена 1С:Профессионал по ERP Управление предприятием 2.0. В платежных документах обязательно должна указываться:
- Статья движения денежных средств
- Статья доходов/расходов
- Статья активов
- Варианты 1 и 2
- Варианты 1 и 2 и 3
- Варианты 1 и (2 или 3)
Проверено. Верный ответ - первый.
Сегодня основной проблемой для многих предприятий является поиск свободных финансовых ресурсов. Ведь невозможность их привлечения приводит к спаду производства, а снижение уровня доходов населения, потребительского спроса ведет к сокращению выручки предприятий, росту дебиторской задолженности
Оперативное планирование
В период экономического спада условия поставок от предприятий ужесточаются: минимизируя риски, компании предпочитают работать по предоплате. Поэтому дефицит живых денежных средств (далее — ДС) становится основной проблемой, которую приходится решать предприятию, чтобы в кризисной реальности обеспечить свою ликвидность и платежеспособность.
Механизмом, позволяющим контролировать ликвидность компании и максимально продуктивно использовать ДС, является платежный календарь.
Оперативное планирование денежного потока на определенный период осуществляется путем составления платежного календаря в рамках бюджета движения денежных средств (далее — БДДС) на основании текущего состояния платежей, заключенных контрактов, подписанных договоров и фактических обязательств.
С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования ДС из плана. Но в отличие от БДДС это более подробный документ. Ведь если при стратегическом планировании не имеет значения, от кого конкретно будут получены или кому заплачены деньги, то при оперативном — все как на ладони: вот должники-дебиторы, а вот — кредиторы.
Поэтому в платежном календаре можно подробно расписать: кому, когда, от кого, за что и сколько следует заплатить (получить).
Платежный календарь представляет собой план движения денежных средств (далее — ДДС) в краткосрочной перспективе (неделя-месяц), отражающий все виды деятельности предприятия (основную, финансовую, инвестиционную), утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия.
Кому необходим платежный календарь?
Информация, представленная в платежном календаре предприятия, необходима собственникам бизнеса, руководителям высшего и среднего звена, руководителям центров финансовой ответственности (далее — ЦФО) и работникам финансово-экономического блока.
С точки зрения бюджетирования платежный календарь представляет собой систему резервирования денежных средств из плана
Круг вопросов, относящихся к компетенции финансового директора, одного из наиболее важных руководителей предприятия, необычайно широк — от задач оперативного управления денежной наличностью до проблем стратегического развития компании. Кроме того, на любом предприятии финансовое управление тесно связано с его основной деятельностью — производством, торговлей или оказанием услуг, а следовательно, с управлением ресурсами. Внедрение платежного календаря позволит сократить трудозатраты финансового директора на контроль расходования ДС Если ранее ему приходилось просматривать и подписывать каждую заявку на оплату, то с внедрением платежного календаря, когда суммы выплат утверждены в бюджетах, а порядок согласования платежей формализован, контроль денежных потоков можно возложить на работника финансовой службы. Финдиректор же будет согласовывать только ограниченное количество платежей, как правило, сверхлимитных, крупных или нерегулярных. Например, сумму платежа за аренду офиса достаточно согласовать один раз при утверждении бюджета, оставив контроль самой процедуры проплаты и соответствия сумм бюджету за финансистом.
Правильно выстроенные бизнес-процессы помогают свести к минимуму риск злоупотреблений со стороны сотрудников предприятия за счет разделения функций контроля выплат и их инициации. Например, руководитель бизнес-направления акцептует все заявки на оплату по своему ЦФО и отвечает за выполнение бюджета, а сотрудник финансовой службы контролирует соответствие заявок бюджетным лимитам и выполнение регламентных процедур платежной системы.
Задачи, которые позволит решить платежный календарь
1. Не допускать кассовых разрывов и невыполнения обязательств компании перед контрагентами. Основная цель формирования платежного календаря — борьба с кассовыми разрывами, при которых денег в кассе и на расчетном счете нет. Являясь фактически плановым «расписанием» потока ДДС предприятия, платежный календарь позволяет прогнозировать кассовые разрывы, заблаговременно принимать меры, чтобы исключить ситуации необходимости осуществления платежей при отсутствии достаточных средств на счете компании. Следуя принципу «предупрежден — значит вооружен», можно оперативно изменить планы расходования ДС, тем самым предотвратив кассовый разрыв.
Можно делать предварительные «прикидки», изменять даты поступлений и платежей, согласовывать их с контрагентами — и отражать все это непосредственно в платежном календаре.
2. Не допускать расходования средств свыше утвержденных сумм. Даже если денег у компании много, это не значит, что их можно расходовать бездумно. Траты допустимы только в рамках принятых бюджетов. Непредвиденные ситуации, требующие выйти за рамки бюджета, являются, скорее, исключениями из общего правила. Платежный календарь позволяет контролировать, находится ли платеж в рамках бюджета.
3. Управлять ликвидностью компании. Одним из основных критериев правильности управленческих решений, принимаемых в финансовой сфере, является положительность совокупного потока ДС в любой момент времени.
4. Предоставлять достоверную информацию в on-line режиме. Финансовую информацию важно получать оперативно. Недостатком платежного календаря, реализованного в Excel, является расход времени на перепостроение отчетности. Платежный календарь должен быть интегрирован в систему оперативного учета так, чтобы для получения достоверных данных не требовалось двойного ввода.
5. Обеспечить надлежащее соблюдение процедур согласования оплаты расходов. Процедура согласования должна включать в себя определенное делегирование ответственности, в зависимости от важности того или иного платежа.
6. Максимально исключить человеческий фактор.
Планирование потоков ДО предполагает возможность управления ликвидностью компании. В показателе ликвидности предприятия учтено состояние и величина его текущих активов и обязательств.
Платежный календарь — это план движения денег в краткосрочной перспективе, отражающий все виды деятельности компании, утвержденный руководством в рамках лимитов и возможностей предприятия
Основные составляющие текущих активов — запасы, дебиторская задолженность и ДС, текущих обязательств — кредиторская задолженность.
Платежный календарь позволяет управлять кредиторской и дебиторской задолженностями. Особенно это актуально при возрастании числа покупателей либо поставщиков, поскольку появляется возможность четко определить даты выплат для своевременного получения сырья, услуг, обеспечения эффективности деятельности предприятия, предупреждения возникновения штрафных санкций.
Управление ДС, имеющими отношение к товарно-материальным запасам, сразу ставит задачу управления оборачиваемостью запасов. Чем она быстрее, чем меньше складских запасов, тем дешевле они обходятся компании, тем эффективнее используются ДС для приобретения необходимого сырья, материалов, товаров для основной деятельности.
При дефиците «живых» денег особо важна четкая работа предприятия по согласованию плана платежей на всех уровнях управления и грамотная, продуманная расстановка приоритетов.
На практике нередко возникает ситуация, когда план поступлений не выполняется, а план расходования ДС исполняется в полном объеме, соответственно, общая сумма заявок на оплату превышает реальное поступление ДС. Во избежание кассовых разрывов целесообразно ранжировать все платежи по степени их приоритетности или значимости. Оплата по статьям с наиболее высоким приоритетом проводится в обязательном порядке, с более низким — при наличии дополнительных условий. Например, заявки на оплату задолженности перед основными поставщиками продукции, налогов удовлетворяются в первую очередь, тогда как расходы на обучение, модернизацию оргтехники финансируются при выполнении плана продаж не менее чем на 90%.
В этой связи весьма полезен анализ так называемых постоянных платежей: зачастую на предприятиях есть расходы, к которым привыкли и не ставят под сомнение их целесообразность. Свежий взгляд на структуру платежей поможет определить, действительно ли эти расходы обязательны. Составление плана ДДС только тогда имеет смысл, когда можно быть уверенным, что все необходимые платежи учтены. План составляется для того, чтобы исключить необходимость «внезапного» финансирования каких-либо «суперважных» проектов. Продумывать направления расходования ДС необходимо заранее, в кризисной ситуации уместно введение более жестких сроков по согласованию плана платежей на всех уровнях управления предприятием.
Что касается исполнения плана, то заслуживает внимания практика ежедневной сверки баланса наличных ДС, которая позволит исключить возможные злоупотребления, даст менеджерам достоверную информацию о текущем остатке средств на счетах и в кассе предприятия, что необходимо для принятия решений об осуществлении текущих платежей.
Принципы, правила, последовательность формирования
При построении системы денежных платежей компании следует выделить два направления работы. Первое — формирование финансовых планов в среднесрочной перспективе, статей ДДС и иных аналитик (организации, договоры, контрагенты), лимитирующих выплаты ДС. Результатом является документ — «Платежный календарь». Второе — описание движения заявок (платежных реестров) в контексте участников процессов, временных рамок, что рассматривается как бизнес-процесс предприятия, направленный на реализацию документа «Платежный календарь» с точки зрения взаимодействия подразделений и менеджмента предприятия, требующий четкой координации и пристального внимания со стороны руководителей и исполняющего персонала.
Основные этапы разработки системы платежного календаря
1. Формирование плановых данных (этот процесс реализуется в рамках бюджетирования и является обязательным подготовительным этапом, т.к. проверка возможности оплат осуществляется по плановым данным).
2. Определение перечня аналитик (статья ДДС, контрагенты, договоры, источник ДС), в контексте которых будет проводиться проверка возможности выплат и поступлений.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь», определение в его рамках ответственных лиц по процедурам, задачам.
5. Регламентация и документарное оформление бизнес-процесса «Платежный календарь».
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь».
1. Формирование плановых данных
Предполагается, что компания имеет финансовую структуру с выделенными ЦФО, бюджетирование как инструмент управления внедрен и работает. Этот этап является основой для платежного календаря, т.к. проверка возможности оплаты/поступления происходит в разрезе определенных плановых данных.
Важно составить БДДС относительно денежных потоков по основной, инвестиционной и финансовой деятельности, для чего необходимо иметь бюджеты как основной деятельности, так и инвестиционных проектов. За каждой статьей целесообразно закрепить ответственного (т.е. работника, который принимает решения и несет ответственность как за плановые, так и за фактические показатели, отклонения факт-плана).
2. Определение перечня аналитик
Перечень аналитик позволяет создать инструмент для проверки выплат/ поступлений на возможность реализации.
Можно использовать следующие аналитики: ЦФО, источник ДС, контрагент (получатель ДС), договор с контрагентом (в рамках которого будут осуществлены выплаты), статья ДДС (по которой пройдут выплаты ДС), проект (по которому идут инвестиционные выплаты), приоритет платежа.
Выделяя аналитики в учетной системе, необходимо помнить о принципе экономической целесообразности — завышенные требования к перечню аналитик делают систему трудоемкой и немобильной. Поэтому следует остановиться на перечне, минимально необходимом для решения задач, поставленных компанией перед учетной системой.
3. Построение механизма формирования реестров платежей, заявок
После определения аналитик и реквизитов платежа формируется инструментарий оплаты/поступления ДС. Система оперативного управления финансами предприятия, реализуемая через бизнес-процесс «Платежный календарь», включает в себя несколько участников (сотрудник, отдел, служба), и каждому необходим инструмент, с которым он будет работать в данной системе. Сотрудники отделов и служб подают заявки на выплату/поступление ДС, а руководство или сотрудники, уполномоченные принимать решения, реализуют их через реестры заявок. Заявка представляет собой документ-запрос на поступления или выплаты ДС, содержащий описательную информацию о данной операции. В заявке отражаются все утвержденные аналитики, вспомогательные реквизиты, приоритетность, если необходимо, и поле для комментариев каждого из участников будущего процесса платежного календаря.
Реестр заявок — это перечень заявок, консолидированных по определенному признаку (дата, ответственный, источник ДС, вид статей).
И заявка, и реестр заявок на выплату ДС должны содержать полный и достаточный объем информации для принятия решения о выплате/поступлении денег.
4. Описание бизнес-процесса «Платежный календарь»
После проверки и одобрения оплаты предоставленных заявок считается, что платежный календарь как бизнес-процесс реализован в реестрах, утвержденных заявках.
Далее нужно ответить на вопросы: кто, что, когда и в какие сроки. Именно на данном этапе важен процесс разработки платежного календаря, который устанавливает порядок взаимодействия работников и, следовательно, определяет результат платежной дисциплины предприятия и его репутацию добросовестного партнера. Вариантов взаимодействия работников в процессе согласования заявок множество, и каждое предприятие вырабатывает схему, целесообразную и удобную для него.
При проектировании бизнес-процесса необходимо следовать определенным принципам:
- достаточность полномочий и функций участников процесса (это означает, что каждая из согласующих и утверждающих сторон имеет право на принятие того или иного решения по платежу);
- организационная обеспеченность (любой хозяйственный платеж или заявка на поступление должны иметь единый орган согласования и утверждения, и ни одно подразделение, участие которого в процессе предусмотрено, не может быть исключено из цикла формирования платежного календаря);
- возможность контролирующей функции (все заявки должны иметь достаточный уровень проверки возможности оплаты, во избежание несанкционированных выплат);
- динамизм (система денежных платежей должна иметь оптимальную процедуру согласования, отвечающую требованиям платежной дисциплины предприятия (как правило, продолжительностью от двух до пяти дней), а процесс утверждения платежей оптимизирован в соответствии с работой с поставщиками).
Наиболее наглядный вариант представления бизнес-процесса — графический, в виде диаграммы (рисунок).
5. Регламентация бизнес-процесса «Платежный календарь»
На заключительном этапе бизнес-процесс управления денежными потоками закрепляется в регламентных документах, которые утверждаются внутренним приказом и являются обязательными для исполнения всеми подразделениями и работниками компании. Внутренний документ, определяющий правила функционирования платежной системы компании, должен содержать информацию о порядке прохождения заявок на оплату, сроках, лицах, ответственных за согласование и утверждение, обязанностях и полномочиях сотрудников, последовательности действий.
6. Автоматизация бизнес-процесса «Платежный календарь»
Для поддержания оперативного управления денежными потоками потребуется автоматизация соответствующих бизнес-процессов. Программное обеспечение должно позволять:
- создавать электронные учетные документы платежной системы (например заявки на оплату или реестры);
- формировать электронную отчетность, необходимую для контроля исполнения платежей, выполнения регламентов платежной системы, БДЦС (к примеру, платежного календаря);
- реализовывать поддержку процедур контроля и согласования (бюджетов, заявок на оплату и пр.).
- разграничивать права доступа к финансовой информации для разных уровней ответственности в компании.
Некоторые предприятия для автоматизации бизнес-процессов управления денежными потоками используют Excel и прочие непрофильные программы, хотя такой способ имеет ряд недостатков: низкую оперативность в отражении информации и формировании отчетности, незащищенность от сбоев, проблему двойного ввода данных, необходимость затрат времени на перепостроение отчетности. Поэтому все больше компаний склоняется к выбору специализированного программного обеспечения.